برنامج إدارة محطات الوقود: شنو هو Smart Station؟
تسيير محطة بنزين أو محطة الوقود ما كيتوقفش عند بيع البنزين أو الغازوال. كل نهار كاينين عدادات المضخات، البومبيست، المداخيل، الصندوق، الزبناء بالكريدي، المصاريف، المخزون، الخزانات، الشراء والفواتير. إذا كانت هذه المعلومات موزعة بين أوراق وملفات ورسائل، يصعب على المسير معرفة الرقم الصحيح أو تفسير فرق ظهر في آخر اليوم.
Smart Station هو برنامج إدارة محطات الوقود وبرنامج تسيير محطة بنزين في المغرب على الويب والموبايل. يخدم مع محطة واحدة أو مع شبكة، حسب الصلاحيات التي يمنحها صاحب الشركة. في كلام الميدان يمكن البحث عنه بكلمات مثل mahata benzine، bomba، statioune، gestion station-service Maroc أو logiciel station-service Maroc. الفكرة واحدة: كل عملية تُربط بالمحطة واليوم والمستعمل المعني، ثم تُراجع قبل اعتماد الحصيلة اليومية.
المالك يطّلع على المؤشرات، والـ gérant أو المسير يراجع اليوم، والـ pompiste أو بومبيست يدخل ما يخصه من مضخات وفترة عمله. الشركة التي تملك عدة مواقع يمكنها مشاهدة البيانات المسموح بها لكل محطة دون خلط مخزون أو صندوق محطة مع أخرى. هذا التنظيم لا يعوض إجراءات المراقبة الداخلية، لكنه يعطيها قاعدة بيانات واضحة يمكن الرجوع إليها.
الحصيلة اليومية للمحطة: من بداية اليوم حتى الإغلاق
الحصيلة اليومية أو bilan journalier station-service هي المكان الذي يجمع عمليات يوم الاستغلال. يبدأ المسار باختيار اليوم والمحطة والبومبيست أو الفريق المعني، ثم إدخال عدادات البداية والنهاية للعدادات المخصصة له. البرنامج يحسب الكمية المباعة من فرق العدادين، ويُظهر قيمة المبيعات على أساس السعر المطبق في الفترة.
بعد ذلك تُسجل طرق الأداء والمصاريف والديون والعمليات المرتبطة باليوم. في مرحلة الخزانات، يُدخل المسؤول الجوجاج أو jaugeage الفعلي عندما تكون هذه الخطوة مطلوبة، ويُقارن بالرصيد النظري. قبل الإغلاق يجب أن تكون عدادات التوقف موجودة؛ لا ينبغي اعتماد حصيلة فيها عداد ناقص أو خزان لا يغطي مبيعاته المسجلة. الهدف ليس تسريع الضغط على زر الإغلاق، بل منع انتقال بيانات ناقصة إلى التقرير.
يمكن للحساب المصرح له فتح سجل أيام الاستغلال لمراجعة الأيام الجارية والمقفلة. كل يوم يحتفظ بسياقه: المحطة، الفترة، البومبيست، المبيعات والمستندات المتاحة. لذلك عند ظهور فرق لاحقاً، يرجع المسير إلى اليوم الأصلي بدل إعادة تركيب الأرقام يدوياً.
تتبع المبيعات حسب المضخة والبومبيست
في محطة الوقود، كل piste أو مضخة وكل compteur أو عداد يحتاجان إلى ربط صحيح بالمنتج والبومبيست. Smart Station يساعد على تنظيم هذا الربط داخل الفترة. يُدخل البومبيست العداد الأول والعداد الأخير، فتظهر كمية الوقود المباعة من الفرق بينهما. إذا كان عداد التوقف غائباً، لا يمكن متابعة المسار كما لو أن المعطيات كاملة.
عند تغيير سعر الوقود داخل نفس اليوم، يجب إدخال القراءة عند وقت دخول السعر الجديد حتى تُفصل الكميات التي بيعت بكل سعر. كما أن كمية غير عادية تتطلب تأكيداً صريحاً قبل المتابعة. هذه الضوابط تجعل الحوار بين البومبيست والمسير مبنياً على عداد وفترة محددين، لا على تقدير عام. ويمكن للفريق أو رئيسه تجميع إدخالات الفترات المصرح بها، مع بقاء أثر كل عملية.
تتبع bomba وpiste وcompteur بهذه الطريقة يخدم المراقبة اليومية ويغذي التقارير. لا يكفي أن يكون مجموع اللترات صحيحاً؛ يجب أن يكون معلوماً من أي مضخة، أي منتج، أي بومبيست وأي ساعة جاء. هذا مهم خصوصاً لمحطة فيها أكثر من فريق أو تبديل بين المستخدمين.
تقسيم المداخيل والريسيطة: شحال خاص يدخل للصندوق؟
رقم المعاملات ليس هو دائماً المبلغ الموجود نقداً في caisse station-service. Smart Station يسمح بتوزيع المداخيل بين النقد أو Cash / espèces، CMI أو TPE، البطاقات مسبقة الدفع، vignettes، الشيكات، كريدي الزبناء وطرق الأداء الأخرى المهيأة في المحطة. ويمكن أن تدخل كذلك مداخيل الأنشطة الملحقة، مثل القهوة أو البوتيك أو pneumatique أو lavage أو vidange، عندما تكون مسجلة في نطاق المحطة.
في آخر اليوم يحتاج gérant إلى تمييز ما يجب أن يُسلَّم نقداً عن ما سُجل كشيك أو بطاقة أو كريدي. المصاريف الموثقة تؤثر كذلك في قراءة الصندوق. هذا الفصل يقلل من خطأ شائع: اعتبار كل المبيعات نقداً، أو اعتبار تحصيل قديم من زبون بيعاً جديداً للوقود. عند وجود فرق، يُراجع مصدره في اليوم والوسيلة المعنية قبل اتخاذ أي قرار. الحساب المصرح له يستطيع فتح فضاء الخزينة والصندوق لمتابعة الحركات حسب المحطة والفترة.
الزبناء بالكريدي والشيكات
للزبون الذي يشتري بالكريدي ملف خاص به: الاسم، السقف المسموح، الرصيد والحركات. عند تسجيل بيع على الحساب يزيد المبلغ المستحق، وعند تسجيل تسديد ينخفض الرصيد. بهذه الطريقة لا يختلط بيع الوقود مع التحصيل الذي وقع بعده، خصوصاً عندما تتعامل الشركة مع عدة زبناء وعدة نقاط بيع.
الشيكات تُتبع بحسب وضعيتها: شيك مستلم، مودع، مؤدى أو راجع/غير مؤدى. هذا التسلسل مهم لأن الشيك المستلم لا يعني بالضرورة أن المبلغ صار في البنك. ويمكن ربط المعلومات المتاحة ببوردرو الشيكات حتى يسهل الرجوع إلى المرجع والمحطة والزبون. من خلال إدارة الزبناء وتتبع شيكات الزبناء، يفتح الحساب المتصل الواجهات المصرح بها لهذه المراجعة.
هذه الوظائف مفيدة للمحطة الصغيرة وللشركة كذلك: تعرف من له رصيد، ما الذي تم تحصيله، وما الذي يحتاج متابعة، بدون اعتبار الشيكات أو الكريدي كأنها نقد في الصندوق.
تتبع مخزون الوقود والخزانات
مخزون الوقود لا يُقرأ من رقم واحد فقط. لكل خزان، تتبع المحطة مخزون اليوم السابق، الشراء أو الديبوطاج المستلم، المبيعات، ثم المخزون النظري. القاعدة العملية بسيطة:
stock final = stock d’hier + achats reçus − ventes
بعد ذلك يُقارن الرصيد النظري بالجوجاج الفعلي أو jaugeage. الفرق لا يعني تلقائياً ضياعاً أو خطأ من شخص؛ يجب أولاً مراجعة وقت القياس، الديبوطاج، المنتج، الكمية المبيعة وربط المضخات بالخزان. لكن وجود هذا الفرق في نفس الحصيلة يوجه المسير نحو السؤال الصحيح.
تظهر التنبيهات عندما يكون مستوى خزان منخفضاً أو عندما لا يغطي المخزون النظري المبيعات المطلوب إغلاقها. في هذه الحالة يجب إدخال الشراء والديبوطاج الصحيحين قبل اعتماد الحصيلة. صفحة تتبع الخزانات تشرح منطق المستويات والبيع والقياس بشكل أوسع.
شراء الوقود، الديبوطاج ورجوع الخزان
كل شراء وقود يربط المورد والمنتج والكمية والخزان أو الخزانات التي استقبلت الكمية. الديبوطاج ليس مجرد ملاحظة: هو حركة تؤثر في المخزون النظري وتفسر الفرق بين يوم وآخر. عند تسجيله بدقة، يمكن للمسير مقارنة ما وصل فعلاً بما هو موجود في الخزان وبما بيع بعد ذلك.
قد توجد أيضاً عملية رجوع خزان في سياق المعايرة أو étalonnage. ينبغي أن تبقى هذه العملية موثقة ومرتبطة باليوم حتى لا تؤثر على قراءة المبيعات أو الصندوق بلا تفسير. عند مراجعة الحصيلة، يُفصل شراء الوقود والديبوطاج والرجوع عن المداخيل: كل واحد له دوره في المخزون أو الوثائق، ولا يجب خلطه ببيع جديد.
الموردين والفواتير
تسيير محطة الوقود يشمل كذلك الموردين محطة الوقود: من يقدم الوقود أو المنتجات أو الخدمات، ما هي الفاتورة المرتبطة به، وما الذي تم أداؤه أو بقي غير مؤدى. Smart Station يهيكل الموردين والفواتير والدفعات، ويساعد الحساب المصرح له على مراجعة المبالغ المفتوحة أو تاريخ الاستحقاق قبل أن تصبح متأخرة.
طلبات الوقود والتسليمات تظل مرتبطة بالمحطة، لذلك يمكن قراءة نقص المخزون مع طلب مفتوح أو تسليم مبرمج. هذا لا يغني عن تأكيد الاستلام الفعلي، لكنه يقلل من ضياع المعلومة بين شخص يطلب وشخص يستقبل وشخص يراجع الفاتورة. يمكن فتح فضاء الموردين وتقارير المبيعات من الحساب الذي يملك هذه الصلاحيات.
Dashboard للشركة التي تملك عدة محطات
نسخة Premium موجهة للشركات أو شبكات التوزيع التي تحتاج رؤية موحدة مع بقاء بيانات كل محطة منفصلة. Dashboard multi-stations يعرض رقم المعاملات الإجمالي، المبيعات حسب محطة، كميات الوقود، السعر المتوسط المرجح، الأيام المغلقة أو التي ما زالت في طور الإدخال، ثم عناصر trésorerie مثل الصندوق والخزنة والبنك.
تظهر كذلك créances clients، ديون الموردين، المخزون حسب محطة والتنبيهات التي تحتاج تدخلاً: فرق صندوق، شيك راجع، فاتورة متأخرة، مخزون منخفض أو يوم غير مقفل. المسؤول لا يكتفي بمجموع عام؛ يمكنه العودة إلى المحطة والتاريخ والعملية التي تفسر المؤشر. لوحة الشركة هي نقطة الدخول للمستخدمين المصرح لهم، بينما تعرض صفحة تسيير الشبكة متعددة المحطات طريقة تنظيم الصلاحيات والمقارنات.
التطبيق الموبايل
تطبيق محطة بنزين ليس بديلاً عن المراقبة في الموقع، لكنه يجعل الوصول إلى المسارات المصرح بها أسهل من الهاتف. Smart Station متاح على الويب، مع تطبيقات Android وiOS لمهام مثل الانطلاق في الديمو، تحديد موقع المحطة أثناء الطلب، بعض خطوات الإعداد الأولى، إدخال معلومات البومبيست ومتابعة الوثائق أو التنبيهات المتاحة للحساب.
يظل المبدأ نفسه: يعرف كل مستعمل ما يمكنه إدخاله أو مراجعته، ولا يحصل تلقائياً على بيانات كل المحطات. قبل بداية الاستعمال، يجب تأكيد المنتجات، المضخات، الخزانات، العدادات والمستخدمين حتى تكون الأرقام التي تظهر في الموبايل والويب متناسقة.
التقارير وPDF
بعد مراجعة اليوم، يمكن للحساب المصرح له تنزيل bilan journalier PDF. التقرير يعرض حسب وضعية اليوم التفاصيل المتاحة للمبيعات والوقود والصندوق والخزانات والمداخيل والمصاريف، مع بيانات التحقق مثل QR code عندما تكون ضمن الوثيقة. قد يظهر التقرير على صفحات متتالية بحسب كمية المعلومات؛ المهم هو أن يبقى مرتبطاً باليوم والمحطة اللذين تم اختيارهما.
بالنسبة للمدير أو مالك الشبكة، يمكن إعداد تقارير من نطاق المحطات والفترة التي يختارها الحساب. التصدير مفيد للاجتماع أو المراقبة، لكنه لا ينبغي أن يستبدل الرجوع إلى اليوم والمستندات الأصلية عند وجود فرق. راجع وثائق Smart Station، واقرأ المدونة للحصول على شروحات عملية حول الصندوق والعدادات والخزانات.
لمن يصلح Smart Station؟
البرنامج مناسب لصاحب محطة واحدة يريد معرفة المبيعات والمخزون والصندوق في مكان واحد، وللشركة التي تملك عدة محطات وتحتاج لوحة موحدة، وللمسير الذي يراجع الحصيلة اليومية، وللبومبيست الذي يدخل القراءات المصرح بها. كما يمكن أن يهم موزع الوقود أو شبكة المحطات التي تتابع الطلبات والتسليمات والتقارير ضمن الصلاحيات المعتمدة.
يناسب أيضاً المحطة التي تستعمل إجراءاتها الخاصة أو التي تستعد لتبادل معلومات مرتبطة بـ Mahatati. Smart Station برنامج مستقل ولا يحل محل أي بوابة رسمية؛ التوافق أو التصدير المطلوب يتأكد حسب الوحدة والنطاق الفعلي. قبل البدء، من الأفضل عرض عدد المحطات والمنتجات والفرق وطرق الأداء التي تعمل بها المؤسسة.
جرّب Smart Station لمحطة الوقود ديالك
إذا كنت كتسير mahata benzine أو شبكة محطات في المغرب، Smart Station يساعدك تشوف الأرقام، تتحكم فالمداخيل، تراقب مخزون الوقود، وتسد اليوم بثقة. اطلب ديمو وشرح طريقة عمل محطتك: عدد المضخات، البومبيست، الخزانات، الزبناء بالكريدي واحتياجك للتقارير. هكذا يمكن تحضير عرض عملي بدل وعود عامة.