Station Smart

Documentation

Retrouvez les procédures essentielles pour administrer une société, exploiter une station et suivre votre activité.

Smart Station

Démarrage

Les premiers réglages pour commencer à utiliser Station Smart.

  1. Connectez-vous avec le compte reçu par email.
  2. Complétez les informations de la société ou de la station.
  3. Suivez la configuration guidée : produits, réservoirs, pistes et volucompteurs.
  4. Vérifiez les prix de vente avant de saisir la première journée.
Tableau de bord Configuration

Stations et configuration

Gérer une station seule ou plusieurs stations depuis une société.

  1. Une société multi-stations peut créer et administrer ses stations selon son abonnement.
  2. Une station dispose de ses propres informations, utilisateurs, produits et paramètres opérationnels.
  3. Définissez les pistes, les volucompteurs affectés et les compteurs de départ.
  4. Créez les réservoirs avec leur produit, leur capacité et leur code automatique.
Mes stations Paramètres société

Prix de vente

Publier, importer et suivre les prix par station et par produit.

  1. Utilisez les prix manuels pour une station qui ne passe pas par MAHATATI.
  2. Pour plusieurs stations, utilisez la mise à jour tarifaire ou l’import CSV/Excel.
  3. Les prix sont enregistrés avec une date et une heure d’effet.
  4. Le prix final affiché à la station est toujours le prix de vente TTC publié.
  5. Les montants sont affichés avec deux chiffres après la virgule.
Mes prix Export MAHATATI

Commandes et livraisons

Suivre l’approvisionnement depuis la commande jusqu’à la réception.

  1. La station crée une commande auprès de la société fournisseur.
  2. La société valide, planifie le transport et sélectionne un bon de commande non livré.
  3. Le chauffeur clôture la livraison avec les photos avant/après dépotage et la copie du chèque.
  4. La réception répartit les quantités dans les réservoirs et alimente le stock.
Mes commandes Mes livraisons

Bilan journalier

Saisir, vérifier et clôturer la journée d’exploitation.

  1. Chaque journée couvre automatiquement la période de 10:00 à 10:00 le lendemain.
  2. Saisissez chaque pompiste et uniquement les pistes qui lui sont affectées.
  3. Renseignez tous les compteurs d’arrêt, les ventes de produits et les services.
  4. Répartissez les recettes : CMI/TPE, cartes prépayées, vignettes, chèques, crédits clients et espèces.
  5. Saisissez le jaugeage de chaque réservoir comme étape finale.
  6. Le bilan ne peut être clôturé que lorsque tous les pompistes, compteurs et jaugeages sont complets.
Bilan journalier

Stocks et réservoirs

Contrôler les entrées, sorties et écarts de stock.

  1. Le stock théorique est calculé à partir du stock précédent, des achats reçus et des ventes.
  2. Le jaugeage réel est saisi dans le bilan journalier.
  3. L’écart compare le stock théorique au jaugeage réel et conserve l’écart du jour précédent.
  4. Les achats directs et les livraisons validées alimentent les réservoirs avec une trace d’audit.
Produits et stocks Réservoirs

Clients et finances

Gérer les crédits clients, les encaissements et la trésorerie.

  1. Créez les clients avec leur plafond de crédit et consultez leur solde actuel.
  2. Enregistrez les règlements clients par espèces, virement ou chèque.
  3. Rapprochez les recettes CMI et cartes prépayées avec les notes de crédit reçues.
  4. Suivez la caisse, le coffre, les versements bancaires, les fournisseurs et la TVA.
Mes clients Trésorerie TVA

Ressources humaines

Préparer les équipes et les affectations des pompistes.

  1. Créez les fiches des pompistes dans le module Ressources humaines.
  2. Affectez les pistes et les volucompteurs à chaque pompiste.
  3. Lors de la saisie, seuls les compteurs affectés sont affichés.
  4. Un pompiste déjà saisi pour la journée est signalé comme traité.
Pompistes

Rapports et exports

Analyser l’activité et télécharger les documents utiles.

  1. Consultez le tableau de bord des ventes, stocks et réservoirs.
  2. Téléchargez le bilan journalier consolidé de la station en PDF.
  3. Exportez les ventes, carburants, marges et statistiques en CSV, Excel ou PDF.
  4. Générez le fichier de prix final destiné à MAHATATI.
Rapports de la société

Emails et notifications

Recevoir les informations importantes selon vos besoins.

  1. Un email de bienvenue est envoyé lors de la création d’un compte.
  2. Les emails de commandes, livraisons, bilans, finances, prix, support et abonnement sont séparés.
  3. Chaque utilisateur peut activer ou désactiver les catégories depuis son profil.
  4. Les notifications internes restent disponibles même si les emails sont désactivés.
Profil et préférences emails

Administration SaaS

Piloter les sociétés clientes et leurs abonnements.

  1. Créez les sociétés, leur compte administrateur et leurs stations.
  2. Gérez les packs, limites de stations, dates d’expiration et factures SaaS.
  3. Suivez les demandes de démonstration, le support, les logs et les notifications.
  4. Les données de chaque société restent isolées de celles des autres clients.